WEB受注の『酒小屋PRO』の導入から１年半が経過しました。
お取引先様にも徐々に浸透していき、導入後の会社としても変化が現れはじめてきています。
時代の変化に沿って、まだ変わりつつある段階ではありますが、
今回はWEB受注の導入前やその過程、いま現在どう変わりつつあるのかといったことをご紹介いたします。
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2022.5.17 酒小屋PRO
2022.10.29 ポイ活してますか？
WEB受注導入前の課題
酒小屋PRO導入前は、早朝の時間帯に最大5人体制で受注業務を行なっていました。
受注業務の為だけにパートさんを雇うほど、当時の受注業務は煩雑なものでした。
一番多い受注方法はFAXですが、これだけでも毎日数百枚も届きます。
文字や数字が読めない、どこのお店のFAXなのか分からない、お客様は「送った！」と言われても届いていなかったり‥
そんな時は筆跡で判断したり、お客様に確認の電話を入れて対応したりなど‥
FAXにはよくみられるトラブルかと‥(^^;
その他、電話、メール、他社発注システム、最近では各営業担当がLINEで受けるなど受注方法は多岐に渡ります。
これらを販売システムに打ち込んでいくのですが‥
電話や手書きのFAXなどで
「黒霧島 １本」と言われ（書かれてい）ても、容量やシリーズ、容器、度数などの組み合わせで何種類も存在するため、それらをお客様ごとに正しい商品を入力するにはある程度の経験が必要です。
留守番電話ではさらに
“注文内容を把握すること“に人が拘束される時間が発生してしまい、その間ほかの業務を行うことができません。
受注担当のノウハウに頼る業務では、入ったばかりのパートさんにとってイチから覚えるのは大変で、せっかく覚えた頃には辞めてしまい、その都度またイチから教えるといった状態を繰り返していました。
コロナを機に
DXへの一歩を踏み出しはじめました。
お客様も無料で利用でき、かつシンプルな発注システムを採用しました。
特に電話やFAXでの発注方法を切り替えていただくことで、業務効率の改善を図る方針で進めていきました。
しかしながら、電話での注文が便利だと感じていらっしゃるお客様もいます。
慎重に、かつそのお客様にとって最適な利用価値を提供できるよう開発を行なっていきました。
現在では、早朝勤務はわずか２名までになりました。
まだもう１名が補助的に入力作業を手伝いますが
目指すところの２人体制まであともう少しのところまできています。
商品知識がない社員でも受注処理ができるようになり、
受注したデータを取り込むだけなので、手入力によるミスもなくなりました。
言った言わないのやり取りも現在ではほとんど聞くこともありません^ ^
目に見えて、受注業務時間の短縮と効率面でも大きな成果が出ています。
お取引先様からも
「発注管理がしやすくなった」
「クレジットカード支払いでポイントがつくのはありがたい」
「スマホから注文できるのは便利」
といった声も社内に聞こえるようになりました。
開発段階からどんな発注サイトならお客様が使いやすいか
を常に考え、いま現在もシステムのアップデートや細かな改善を重ねています。
普段お使いの商品は、お客様ごとに「発注リスト」を作成できます。
発注単位をケースのみに設定できたり、商品カテゴリー別や容量別などそのお客様にとってより使いやすいようカスタマイズできます。
商品が見つからない、発注時に伝えたいことなどは
メッセージ機能を活用し細かな要望にも対応できるようにしました。
普段ネット注文やパソコンを利用されない方にとっては説明書などを読みながら操作するのは大変かと考え、視覚的に分かりやすい説明動画なども作成しました。※この記事の最後にご覧いただけます(^^♪
その結果、チェーン店のオーナー様も最初は使い方がわからなかった大将や女将さんも、現在も継続的にご利用いただいています。
今後の展望
現在では、WEB受注がなくてはならない存在であり、当社の強みになっていると感じます。
新しくオープンされた飲食店様ではWEB受注であることが喜ばれる場合もあります。
受注業務時間の短縮から生み出された時間を使って、新たな新規事業に挑戦することもできています。
商品価格や入荷状況など変化の激しい昨今、
お客様との新たなコミュニケーションツールとしても活用できないかと考えています。
今後も利用者が増えることで、更なるサービスの向上やお客様へも還元できるような仕組みを構築して参りたいと思います。
徐々にではありますが人手不足を解消できる兆しが見え始め、社内業務のDXを進める上で大きな一歩となったことは間違いありません。
今後も電子帳簿の保存やその先を見据えたときに、業務のデジタル化はいつか必ず直面する課題です。
CHAT GPTやAIなどデジタルの発達は目覚しく、飲食業界にもその波はもう押し寄せています。
踏み出したからには、歩み続ける覚悟も必要です。
これからも社員一丸となって、この『酒小屋ＰＲＯＪＥＣＴ』に取り組んで参ります。
またこちらのブログでご利用者様の声なども直接お伝えできたらいいなと思っております(^^♪
最後までお読みいただきありがとうございます。
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